Ihr Emailaccount könnte für Sie arbeiten!

Jeden Tag das selbe: Sie öffnen Ihre Mailbox, und sehen sich von einer Vielzahl von Emails erschlagen. Haben Sie sich das vielleicht selbst eingebrockt? Was können Sie tun, damit Sie weniger Zeit mit immer gleichen Anfragen verbringen müssen?

Automatisieren Sie Ihre Emails

Stellen Sie sich vor: Sie bekommen Emailanfragen, und drei von vier Emails werden automatisch von Ihrem Emailaccount beantwortet. Ja, Sie selbst bekommen drei von vier Emails gar nicht zu sehen, und Ihre Kunden werden trotzdem zufriedener mit Ihrem Service sein! Unpackbar? Keineswegs!

Was wirklich zählt

Die zehn wichtigsten Faktoren bei Email sind: 1. Schnelligkeit und 2. korrekte Information. Ja, eigentlich gibt es nur diese zwei Dinge zu beachten, und trotzdem machen es viele noch immer nicht richtig.

Ein Beispiel gefällig? Bitte: Ein Mensch, der an Ihrem Produkt oder Service interessiert ist, schickt Ihnen eine Emailanfrage und will nur diese zwei Dinge: Die korrekte Information, und das schnell.

Und was machen Sie? Sie sind auf Terminen. Bei einer Fortbildung. Sie schlafen. Sie sind bei einem Geschäftsessen. Sie sind auf Urlaub. Sie schreiben ein Angebot für einen großen Kunden. Sie sind vielleicht sogar am Computer, aber machen gerade ein Update auf Ihrer Website. Fakt ist: Sie lassen nicht alles liegen und stehen, um die Email dieses Interessenten zu beantworten. (Und wenn Sie alles liegen und stehen lassen, sollten Sie Ihre Prioritäten überdenken!)

Und was macht Ihr Interessent? Er wartet. Und wartet. Und surft im Internet während er wartet. Anfangs vielleicht sogar auf Ihrer Website. Dann auf Seiten der Konkurrenz. Und findet ganz hervorragende Produkte. Und auf Amazon ein neues Buch, das er schon lange lesen wollte. Und dann die Website dieses Autors, der aussderdem zwei Filme gemacht hat, bei denen auch diese wunderbare Schauspielerin mitgemacht hat. Fakt ist: Er hat Ihr Produkt oder Service schneller vergessen, als Sie "Autoreply" tippen können.

Autoreply?

Stellen Sie sich vor: Ein Mensch, der an Ihrem Produkt oder Service interessiert ist, schickt Ihnen eine Emailanfrage. Und er will noch immer nur diese zwei Dinge: Die korrekte Information. Und das schnell.

Dreissig Sekunden nach dem Senden erhält er eine Antwort von This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it (Ihrer Standard-Emailadresse). Darin bedanken Sie sich für die Email und geben ein paar grundlegende Informationen zu Ihrem Produkt oder Service. Weiters zählen Sie die drei am häufigsten gestellten Fragen in der Email auf, und senden die dazugehörigen Antworten gleich mit. Danach geben Sie Hinweise, in welchen Bereichen auf Ihrer Website weiterführende Informationen zu dem Produkt oder Service zur Verfügung stehen, gemeinsam mit den passenden Links. Vielleicht haben Sie auch eine Broschüre, die als PDF runtergeladen werden könnte - dann senden Sie auch diesen Link mit. Oder ein Podcast, oder ein Video. Zum Abschluss weisen Sie darauf hin, dass der Interessent Sie gerne jederzeit persönlich kontaktieren kann, unter This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it (Ihre persönliche Emailadresse). Wenn seine Frage nicht mit der Email beantwortet wurde, möge der Interessent bitte seine Email einfach an This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it weiterleiten, und Sie kümmern sich umgehend um sein Anliegen.

Und die Reaktionen sind wunderbar!

Na, was würden Sie als Interessent bei so einer Email sagen? Sie haben gute Informationen bekommen, und das sehr schnell (genaugenommen haben Sie sie beim Senden schon erhalten). Sie würden beeindruckt sein, nicht wahr? Meistens höre ich schnell den Einwand, dass eine solche unpersönliche, automatische Email nicht gut ankommen würde. Tja, darauf kann ich nur sagen dass Sie es in der Hand haben!

Schreiben Sie nicht irgendwas, sondern das, wonach Sie gefragt werden: Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Sie immer wieder die gleichen Antworten auf immer wieder gleiche Anfragen senden. Um das zu überprüfen, sehen Sie sich einfach die letzten 30 gesendeten Emails an. Finden Sie Muster in den Texten, ähnliche Antworten? Kopieren Sie diese Antworten und benutzen Sie sie für die FAQ in Ihrer automatischen Antwort. Saugen Sie sich keine Automail aus Ihren Fingern, benutzen Sie echte, gesendete Emails als Vorlage! Das geht nicht nur schneller und bringt Ideen, sondern Ihre Mail klingt auch nicht steril-automatisch, sondern lässt Ihre Persönlichkeit durchschimmern. Und das will Ihr Kunde.

So gut wurden Ihre Kunden noch nie behandelt!

Insgesamt überwiegen die Vorteile einer solchen automatischen Antwort: Sie geben schnell wertvolle Informationen. Und darüber hinaus weisen Sie Ihren Interessenten auf Ihr Angebot hin, das ja viel größer ist als der kleine Bereich, auf den seine Frage sich bezogen hat. Weiters geben Sie Antworten auf Fragen, die er wahrscheinlich in der nächsten Email gestellt hätte. Antworten, die ihn jetzt schon überzeugen dass Sie genau wissen, wovon Sie sprechen. Ein anderer wichtiger Faktor an dieser automatischen Antwort: Ihr Interessent verbringt nun sehr viel mehr Zeit mit Ihnen: er liest Informationen zu Ihrem Produkt oder Service. Er folgt den Links auf Ihre Website, wo er auf noch mehr Informationen stößt. Er sieht sich das Begrüßungsvideo an, auf das Sie hinweisen. Er lädt sich Ihre Broschüre herunter. Wertvolle Zeit, die Ihnen hilft, von Anfang an eine gute Beziehung zu Ihrem zukünftigen Kunden aufzubauen.

Wann machen Sie wieder mal Urlaub?

Und was haben Sie dabei zu tun? Gar nichts! Nachdem Sie die automatische Antwort eingerichtet haben, brauchen Sie sich nur noch auf die Emails zu konzentrieren, die sie bekommen - und sie werden sehen, es werden viel weniger allgemeine Anfragen sein und viel mehr zukünftige Kunden, die von Ihrem Professionalismus beeindruckt sind. Sie können sich mit der gewonnen Zeit auf die wirklich wichtigen Dinge des Lebens konzentrieren: Ihre bestehenden Kunden, Geschäftsessen, und den nächsten Urlaub planen, während Ihr Emailaccount für Sie arbeitet.

Weiterführende Informationen

Das Thema Autoreply ist sehr ausgereift, komplex, interessant, und vor allem: es funktioniert. Interessierten würde ich die Website von Aweber empfehlen (aweber.com), dort gibt es viele weitere Ideen und Argumente, die für Autoreplys sprechen. Ich habe keine Geschäftsbeziehung mit Aweber, werde nicht für diese Werbung hier bezahlt, sondern gebe den Hinweis weil ich das System kenne, benutzt habe, und sehr effektiv finde. Update 2011: Sehen Sie sich auch mailchimp.com an!

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©2009 André Karsai
KASEE | Aufmerksame Kommunikation
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