Email-flut und Effizienz-ebbe - wie schaffe ich das ab?

Ihr Posteingang wird jeden Tag von Emails überschwemmt? Bereits am frühen morgen fühlen Sie sich der Flut an Emails des heutigen Tages nur mäßig gewachsen? Diese Tipps helfen Ihnen, selbst effizientere Emailkommunikation zu betreiben, und Ihre Kommunikationspartner werden es Ihnen bald nachmachen.

Tipps und Ratschläge, wie man seine Emails NICHT beantwortet, gibt es zuhauf im Internet. Emailfreie Stunden, Autoresponder und Emailfreie Tage werden sogar schon in vielen Unternehmen praktiziert. Diese Tipps sind haben alle ihre Berechtigung, Sie haben aber vielleicht nicht die Möglichkeit, Ihren Emailfluss einzuschränken.

Sie können trotzdem etwas unternehmen, und zwar ganz alleine und ohne viele Erklärungen an Ihre Kollegen.

Nutzen Sie die Betreffzeile für ein Maximum an Informationen

"Email" ist meist ein schlecht gewählter Betreff für eine email, genauso wie "Hallo" oder "Information". Versuchen Sie, dem Leser Ihrer Email schon in der Betreffzeile ein Maximum an Informationen auf den Weg zu geben. "Kosteninformation Produktgruppe Hybridcars" oder "Gesprächsprotokoll des Meetings mit Herrn Müller (Xnotron GmbH)" lassen schon beim ersten Blick Schlüsse auf den Inhalt zu. Der Empfänger wird es Ihnen danken, und sowohl der Empfänger als auch Sie als Sender werden keine Schwierigkeiten haben, die Email nauch Wochen ach dem Archivieren wieder zu finden.

Bauen Sie Handlungsanweisungen ein

Wenn Sie die Betreffzeile als Informationsvermittler benutzen, kommunizieren sie schon effizienter als zwei Drittel aller Emailbenutzer, Gratulation! Wenn sie nun auch effektif emailen wollen, bauen Sie eine Handlungsanweisung in den Betreff ein. Denn der Empfänger sollte ja auch etwas mit der Email machen: Lesen, bearbeiten, etwas erledigen, nur hinnehmen, darauf antworten... keine Email wird nur des Verschickens wegen verschickt. Führen Sie den Empfänger auch direkt zu seiner Handlung, und er wird es ihnen danken. Dazu eignen sich dem Betreff vorangestellte Kürzel, wie beispielsweise:

• FYI (For Your Information): Preisliste Roboter Generation X
• TO DO: Kugelschreiber und Papier bei Warenhandel Meier bestellen
• URGENT: In der Mittagspause Kaffee für die Küche kaufen
• NOT URGENT: Liste der Cateringagenturen in Lissabon erstellen für 2012
• DONE: Druckerpatronen gekauft
• BITTE SOFORT ANTWORTEN: Heute Dinner um 20h im Rathauskeller?
• Nein danke, bin schon verabredet EOM (End of Message - und danach steht nichts im Körper der Email - eine neue Art des Telegramms also)

Mit diesen Kürzeln teilen Sie Ihrem Empfänger mit, ob er etwas nur zur Kenntnis nehmen muss (FYI), etwas machen muss (TO DO, SOFORT ANTWORTEN), ob etwas dringend (URGENT) oder eben nicht dringend (NOT URGENT) ist, oder ob Sie etwas erledigt haben (DONE). Sie werden sehen, wenn sie diese Kürzel ein paar Mal verwendet habem, werden auch Ihre Kommunikationspartner ganz intuitiv deren Wirksamkeit erkennen, und sie ihrerseits in die Emails einbauen.

Wenn Sie Bedenken haben, bauen Sie doch zur Erklärung eine kurze Übersicht der verwendeten Kürzel in Ihre Emailsignatur ein, dann ersparen Sie Ihrem Posteingang sogar Emails mit Fragen zu den Kürzeln.

Wer sagt dass Signaturen nur für die Adresse da sind?

Emailsignaturen können vielfältig genutzt werden, die Erklärung der Betreffskürzel ist dabei nur eine von vielen Möglichkeiten. Natürlich sollten Sie schon mal auf Ihren Namen, Kontaktmöglichkeiten (Telefon, Mobilnummer, Adresse, website) nicht vergessen, wenn Sie auch so kontaktiert werden wollen. Darüber hinaus könnten Sie auch einen Hinweis auf eine aktuelle Veranstaltung einbauen, oder einen Teaser für Ihre Website. Wenn Sie beim Durchsehen Ihrer letzten 20 gesendeten Emails feststellen, dass sie jedes Mal zwischen dem Text und Ihrer Signatur geschrieben haben "mit freundlichen Grüßen, André ;)", dann sollten Sie auch überlegen ob Sie diese Grußfloskel nicht gleich in die Signatur mit einbauen möchten? Genauso kann die Eröffnung "Sehr geehrte" am Anfang der Signatur stehen, und Sie schreiben ab diesem Punkt bis zu den freundlichen Grüßen Ihren Text.

Disclaimer und andere Wurmfortsätze

"Denken Sie an die Umwelt: Drucken Sie diese Email nur, wenn Sie sie wirklich brauchen." ist ungefähr der einzige sinnvolle Disclaimer am Ende einer Email. Haftungsausschlüsse, Hinweise auf die Vertraulichkeit der Email und darauf, dass der Empfänger, sofern er nicht der richtige Empfänger ist, diese Email zurückschicken sollte und sie dann zerstören muss und sie auf keinen Fall weiterleiten oder an Konkurrenzfirmen verkaufen darf... all diese Hinweise sind nicht nur rechtlich nicht haltbar, sondern zeugen auch davon, dass Sie Emails offenbar willkürlich und absolut ohne Sorgfalt verschicken, sogar Firmengeheimnisse. Sofern Sie es sich leisten können (weil Ihnen Ihr Unternehmen diese unsinnigen Disclaimer nicht vorschreibt), dann löschen Sie sie aus Ihrer Signatur, und verwenden Sie den automatisierten Anhang zu Ihrer Email sinnvoll.

Viel Spass beim Effizenzsteigern,

mit freundlichen Grüßen,

André ;)

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©2009 André Karsai
KASEE | Aufmerksame Kommunikation
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Wie schaffe ich ineffiziente Kommunikation in meinem Unternehmen ab?
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